Kürzlich habe ich über mein grundsätzliches Problem mit Office gebloggt. Dabei ging es mir nicht um ein Microsoft-Bashing, weil mir MS Office nicht gefällt. Nein, mir gefällt das Konzept von Office Dokumenten grundsätzlich nicht. Eine Suche nach “Office Alternative” liefert mit Open Office & Co. lediglich die Konkurrenten der Suite aus Redmont, nicht aber das was ich im Auge habe. Ergo:

“Wenn mir ein Badeurlaub in Griechenland nicht gefällt, fahre ich ja auch nicht im kommenden Jahr an die türkische Riviera. Ich mache eine andere Art von Urlaub.”

Paradigmenwechsel an der Tastatur

Diese grundsätzlich andere Art von Dokumentenerstellung hat viel mit den Konzepten zu tun, die für Softwareentwickler das tägliche Brot bedeuten: Abstraktion von Problemstellungen sowie Trennung von Design und Content. Zuviel der vielen Worte, hier also ein Beispiel.

Beginnen wir mit dem, was jeder kennt: Powerpoint. Die fiktive Aufgabenstellung ist das Visualisieren eines einfachen Prozesses anhand eines Flußdiagramms. Keine fünf Minuten später ist das Ergebnis fertig.

Ein Flussdiagramm ist schnell zusammengeklickt

Die gänzlich andere Herangehensweise ist die Abkehr von WYSIWYG. Anstatt im fertigen Dokument herumzuklicken, strukturiert man die Daten in einer einfachen Textdatei.

digraph {
  "Urlaubsantrag anlegen" -> "Genehmigung";
  "Urlaub auswählen" -> "Genehmigung";
  "Genehmigung" -> "Urlaub fix buchen";
  "Genehmigung" -> "Vertretung zum Blumengießen suchen";
}

Ein Programmpaket namens Graphviz übernimmt anschließend das Layoutieren. Ich habe mich also auf die Daten konzentriert, die Anordnung der Knoten und Kanten übernimmt die Software.

Die Alternative mit Graphviz. Vielleicht zu Beginn nicht ganz so schön, aber die Vorteile kommen noch...

Wer nun ästhetische Bedenken hat, soll sich die Graphviz Gallery ansehen, die gleichzeitig auch der beste Startpunkt zum selbst Experimentieren ist. Spielstand im Match Powerpoint gegen Graphviz bisher also eins zu eins.

Und hier beginnen die Vorteile

Die entscheidenden Vorteile beginnen bei nun folgenden Änderungswünschen. Angenommen wir müssen einen weiteren Prozessschritt zwischen “Urlaubsantrag anlegen” und “Genehmigung” schieben. In der Office-Lösung bedeutet das, dass der Benutzer mit dem Verschieben der Kästchen beginnt, mühsam die Pfeile nachzieht, früher oder später ernsthafte Probleme mit der Positionierung bekommt, da Graphen ja meist dort wachsen, wo ohnehin kein Platz mehr zu sein scheint. (…)

In der alternativen Lösung ist lediglich eine Zeile Text zu ändern.

digraph {
  "Urlaubsantrag anlegen" -> "Beten" -> "Genehmigung";
  ...
}

Bei umfangreicheren Dokumenten führt der Office-Approach zu zahlreichen Problemen wie etwa höherem Arbeitsaufwand mit repetitiven Herumgeklicke. Auch das Vergleichen von Versionen ist mit der Graphviz-Lösung kein Problem. So gibt es es zahlreiche Tools, die eine Synopse (ein sogenanntes Diff) von Textdateien visualisieren. Bei Powerpoint heißt es dann eher “Nimm’ die Version, wo das Hackerl dort noch angeklickt  und die Farbe auf das zweite Hellgrau von unten gesetzt war”. In der Welt von Word führt das Vergleichen von Dokumentenversionen zu so unglaublich komplexen, verwirrenden und letztlich unbrauchbaren Features wie der Änderungsnachverfolgung – ich kapier’ diese zumindest bis heute nicht.

Der Weg in eine bessere Bürowelt ist frei!

Kurzum: In vielen Situationen liegt die Komplexität nicht beim einmaligen Erstellen eines Dokuments, sondern in der Frage, wie man mit Änderungen (oft durch mehrere Benutzer) langfristig umgeht. Wann immer das der Fall ist (und das ist es fast immer!), empfiehlt sich ein Lösungsweg abseits von Office-Dokumenten. Hier also ein paar Startpunkte:

1. Für Graphen (wie etwa das Flussdiagramm oben) verwende ich Graphviz.
2. Für Textdokumente aller Art verwende ich LaTeX.
3. Protokolle, Projektpläne und ähnliche Daten liegen ohnehin besser in Form von Wikis vor.
4. E-Mails sollten in Klartext gesendet werden. Damit bleiben die Inhalte durchsuchbar und auf allen (mobilen) Devices lesbar.
5. Tabellenkalkulationen braucht man grundsätzlich nicht! Entweder man verwendet ordentliche Datenbanken, Programmierumgebungen oder einen Taschenrechner. (Über den Spreadsheet-Virus, der die Betriebswirtwelt befallen hat, werde ich vielleicht nochmal bloggen.)
6. Für Berechnungen oder Diagramme empfehlen sich Programmiertools wie R, Processing oder Python.
7. Bleiben Präsentationen und Bildverarbeitung: Hier ist der WYSIWYG-Ansatz wahrscheinlich der Richtige. Also keine Belehrung von meiner Seite;-)