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Ein Raumangebot, das man nicht ablehnen kann

May 1, 2012 – 2012-05-01 6:59:18

Meine Blog-Posts zum Thema Campus WU drehten sich bislang eher um Hardware-Projekte. (SB-Terminals, Infoscreens, elektronische Türschilder, etc. – alle müssen mit großer Vorlaufzeit geplant und beschafft werden.) Dabei gibt es mit der Raumverwaltung ein Software-Thema, das sich aus zwei Gründen zu meinem Lieblingsprojekt entwickelt: Einerseits stellt eine Raumbuchungssoftware DAS absolute Querschnittsthema in einem intelligenten Gebäude dar, andererseits wird unser Projekt die Art und Weise, wie Menschen am Campus zusammentreffen um zu lehren, forschen und lernen, nachhaltig verändern. Davon bin ich inzwischen überzeugt.

Room Resourcing – hinter diesem Anglizismus versteckt sich ein WU-weites Projekt, welches die unbürokratische und vor allem effiziente Bereitstellung von Räumen am Campus 2013 zum Ziel hat. Zum process owner gekürt, treffe ich in diesem Projekt, anders als in meiner sonst dienstleistenden Rolle als IT-Fachkraft/Nerd, auch inhaltliche Entscheidungen.

Ausgangslage

An der WU werden pro Semester einige tausend Veranstaltungen abgehalten. Der überwiegende Teil davon ist dem Bereich Lehre zuzuordnen, der – wenig überraschend – unseren Kernprozess darstellt. Die Buchung von Lehrveranstaltungen hat folglich mit zahlreichen Regelungen und Randbedingungen wie Gesetzen, Dienstverträgen, Gehaltsabrechnungen oder Studienplänen zu tun. Die Buchung eines Meetingraums in einem beliebigen Bürogebäude ist mit unseren Anforderungen jedenfalls wenig vergleichbar.

Derzeit werden diese Buchungen über eine zentrale Stelle organisiert. Nur so kann sichergestellt werden, dass alle Veranstaltungen in ein räumlich doch sehr begrenztes Gebäude passen. Buchungswünsche abseits der Lehre, werden von einer separaten Organisationseinheit in ebenso separaten Raumgruppen gebucht. Es wird also ein Prozessproblem durch Aufteilen der Flächen umgangen, was teilweise dazu führt, dass Anfragen trotz freier Ressourcen im anderen Bereich nicht erfüllt werden können.

Veränderte Bedingungen

Durch den Umzug auf den Campus WU wird eines der zentralen Probleme der Universität (großteils) der Vergangenheit angehören: Platznot. Moderne und vielseitig nutzbare Veranstaltungsflächen, Hörsäle, Seminar-, Projekt- und Meetingräume werden Lehre und Forschung Platz schaffen und ihnen dadurch neue Qualität verleihen.

Dennoch wird es weiterhin Engpässe geben. Beliebte Wochentage, Uhrzeiten oder uni-typische Saisonen werden nach wie vor zu Nachfragespitzen führen, die selbst mit dem doppelten Raumangebot nicht befriedigt werden könnten.

Die Herausforderungen bei der Erstellung eines Raumverwaltungssystems besteht demnach im Lösen eines Verteilungsproblems. Dazu kommen einige interessante Ideen – hier also unser Plan:

Chaos pur!

Wie schafft man es also, ein Mehr an Veranstaltungen in einem fix dimensionierten Gebäude unterzubringen? Die Antwort lautet chaotische Lagerhaltung. Dieses Logistik-Konzept beschreibt Lager ohne festes Ordnungssystem. Das bedeutet, dass Pakete dank Identifizierung via Barcodes oder RFID genau dort abgelegt werden, wo sie haargenau Platz finden. Lager werden dadurch besser ausgelastet, Ranbedingungen wie etwa Wegzeiten außerdem optimiert.

Umgelegt auf unser Raumbuchungssystem werden Veranstaltungen eben genau in jenen Räumen platziert, die möglichst lückenlos frei stehen. Es werden also neue Ressourcen frei, weil etwa 45minütige Leerstände oder nicht notwendige Rüstzeiten (Änderung der Bestuhlung) reduziert werden. Ein Leitsatz bei unseren Planungen war es, dass die räumliche Flexibilität der Lehrenden eher eingefordert werden sollte, als die zeitliche. Oder andersrum: Lehrende sollen zu ihren Wunschzeiten lehren, müssen aber mit einem automatisiert zugewiesenen Raum auskommen.

Ich wähle meine Wunschzeit, die Software weist mir automatisch einen passenden Raum zu.

Um gleich ein Gegenargument zu entkräften: Gelegentliche Ortswechsel einer wöchentlichen abgehaltenen Veranstaltung bedeuten kein großes Malheur, da die Räume ohnehin standardisiert sind. Denn obwohl 2013 mehr Räume zur Verfügung stehen werden, wird es weniger unterschiedliche Raumtypen geben. Ein Bereitstellen der Buchungslage auf Smartphones und Infoscreens reduziert den Planungsaufwand auf ein vertretbares Minimum: Man wird immer sehr schnell sehen können, wo man hin sollte.

Von 5 auf 30.000 Nutzer_innen

Der zweite Paradigmenwechsel passiert auf Ebene der Buchenden selbst. Zurzeit sind das etwa fünf Personen, da der Prozess zentralisiert ist. Doch mit kommenden Jahr will die WU die Buchung in die Hände der Mitarbeiter und Studierenden geben! Alle Menschen an der Universität erhalten dann die Möglichkeit, ihre Veranstaltungen dezentral zu reservieren, unbürokratisch zu verschieben, kurzfristig nach Flächen zu suchen, usw.

Je mehr ich über diese De-Zentralisierung nachdenke, desto mehr freue ich mich auf den Campus WU. Eine Universität, die ihren Mitarbeitern und Studierenden qualitativ hochwertige Räume zur Verfügung stellt, ist ein spannender Ort zum Lernen und Forschen – ein Nährboden für große Leistungen!

Mock-up der Ansicht für Mitarbeiter wie Studierende.

Natürlich gibt es eine Reihe an Randbedingungen wie Planungssicherheit für Lehrveranstaltungen oder Fair Use, da wichtige Veranstaltungen stattfinden müssen, und es nicht sein kann, dass Spaßvögel das Haus “voll-reservieren”. Dem Problem wird mit einem Berechtigungssysten begegnet, welches elegant – weil einfach – als Etappenbuchung konzipiert ist: Lehrveranstaltungen werden frühzeitig eingebucht, Mitarbeiter können ihre Besprechungen erst danach fixieren. Studierende können lediglich kurzfristig nach Räumen für ihre Lerngruppen suchen.

Da wir unsere Software agil entwickeln, ist ein kleiner Bestandteil dieses Moduls bereits produktiv und wird auch heftig genutzt. (Raumansuchen Online)

Querschnitt wohin man schaut

Ich habe das Projekt oben als Querschnittsmaterie bezeichnet und wahrlich, die Software ist der Behälter, wo all das Wissen, all die Konzepte und Überlegungen zum Neubau zusammenfließen.

Elektronische Beschilderung ist das Um und Auf in einem Gebäude, dessen Flächen dynamisch vergeben werden. Schon jetzt versuchen wir mit QR-Codes und NFC-Tags, die physische Welt der Räume mit der Online-Welt zu verknüpfen. Das Öffnen und Schließen eben dieser Säle funktioniert nur in enger Kopplung mit einem Schließsystem, welches vollelektronisch sein und mit Studierenden- wie Mitarbeiterausweis funktionieren wird. Ein Geoinformationssystem kann die Lage der Räume visualisieren, oder auch Räume in unmittelbarer Nähe publizieren. Die Buchung selbst wird via für Smartphones optimierter Webseiten erledigt, oder auf Terminals, die ebenso ein großes IT-Projekt im Schnittpunkt Hardware und Architektur darstellen.

Aus Spaß habe ich alle Software-/Hardwareprojekte mit Codenamen versehen. Als Taucher fiel meine Wahl auf Fische und andere Meeresbewohner. Room Resourcing ist aber kein weiteres Tier, es ist eher der Ozean selbst in dem alle schlussendlich zusammenspielen.

Insofern wird mit diesem Eintrag und dem Themen-Rundumschlag gegen Ende der Countdown zur Inbetriebnahme des Campus WU eingeläutet. Dieser Blog hilft mir persönlich, meine Projekte zu strukturieren und den Fokus nicht aus den Augen zu lassen. Meine Projekte gehen zwischen Jänner und Juni 2013 in die heiße Phase – Danke fürs Lesen // Kommentare willkommen!

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Am Campus WU wird die Raumbuchung dezentralisiert, unbürokratisch, teils automatisiert und mit vielen, vielen weiteren IT-Themen vermengt.

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IT explained

Near Field Communication (NFC)

August 31, 2011 – 2011-08-31 9:02:15

“NFC ist das nächste große Ding in der IT!” Diese Revolution rund um den Datenübertragungsstandard prophezeie ich seit rund vier Jahren. Eingetreten ist sie noch nicht. Und dennoch bleibe ich dabei: NFC wird kommen und es wird erfolgreich. Aber was kommt da eigentlich?

Der Schritt von RFID zu NFC

Near Field Communication (NFC) ist ein Standard zur Datenübertragung zwischen “intelligenten” Komponenten. Wie der Name schon sagt, ist NFC für sehr kurze Distanzen gedacht, da die physikalischen Eigenschaften des Frequenzbereichs die Übertragung auf rund 10 Zentimeter limitieren, was (bösartiges) Ausspähen von Informationen durch Dritte unwahrscheinlich macht.

Mit ISO-14443 teilt sich NFC grundlegende Eigenschaften mit der radio-frequency identification, kurz RFID. Letztere hat bereits massiven Einzug in Logistikprozesse (Etiketten/Tags) und Sicherheitstechnik (Zutrittskarten) gehalten. Selbst Hundebesitzer kennen die Chips in den Ohren ihrer Vierbeiner. Die Wahrscheinlichkeit, dass man einen RFID-Tag (vielleicht auch unwissentlich) in diesem Augenblick bei sich trägt, ist jedenfalls sehr hoch.

Und was ist nun NFC?

Bei den Beispielen oben handelt es sich durchgehend um preiswerte Chips, die nichts tun, als ihre eindeutige ID einem elektromagnetischen Feld bekannt zu geben. Im Falle von NFC hingegen sind beide Kommunikationspartner “intelligent”, senden also aktiv Daten. An die Stelle des dummen Tags treten Smartphones oder Smartcards.

Fahrkarten der Wiener Linien können via NFC bezahlt werden. Technische Innovation 2007, der Erfolg blieb bislang leider aus.

Heimische Medien werden übrigens nicht müde, die österreichische Beteiligung an der Entwicklung des Standards zu betonen. Anno 2007 gab es dann auch einen weltweit einzigartigen Vorstoß der Mobilkom, der Wiener Linien und der ÖBB mit dem Angebot Tickets via NFC zu bezahlen. Aber geflogen ist das Projekt nie – damals gab’s ja auch nur diesen NFC-Ziegelstein von Nokia.

Der Weg zum Geld

Die technischen Möglichkeiten von NFC sind zusammengefasst:

  • Intelligente Geräte wie etwa Mobiltelefone samt Interaktionsmöglichkeit
  • kurze Distanzen und daher keine öffentliche Sichtbarkeit wie bei WLAN oder Bluetooth

Diese Kombination führt beinahe zwangsweise zu einem Anwendungsbereich, nämlich dem der elektronischen Bezahlsysteme. Zu groß ist der Kuchen an potentiellen Umsätzen, als dass hier Mobilfunkanbieter, Banken, Kreditkartenunternehmen und Software-Riesen nicht mitspielen wollten.

Kosten elektronischen Geldes

Anders als bei der Bezahlung mit Bargeld müssen Händler Prozentsätze ihrer elektronischen Umsätze an den jeweiligen Betreiber (z.B.: PayLife oder card complete AG in Österreich) abliefern, die Wirtschaftstreibenden müssen also förmlich für das Geld bezahlen. Die Disagio-Sätze sind je nach Bezahl-Variante und Zahlungsziel sehr unterschiedlich und reichen von etwa einem halbem bis zu fünf Prozent (Aktuelle Disagiosätze der WKO).

Demo-Anwendung zur Bezahlung von Fahrkarten mittels Smartphone. Gesehen bei den Deutsche Telekom Laboratories in Berlin.

Wenn man sich nun überlegt, wieviele Rechnungen man tagtäglich elektronisch begleicht, bekommt man eine Idee davon, wie groß die Umsätze bei den Betreibern der Bezahlsysteme sein müssen. Wenn wir also künftig mit Handys statt Karten bezahlen, dann ist eines gewiss: dieser Kuchen ist riesig!

Und genau hierin liegt auch das Problem, warum NFC auch nach rund zehn Jahren immer noch in den Kinderschuhen steckt: hier überlassen Techniker den Juristen das Terrain und strategische Geschäftsfelder werden teilweise mit Patenten abgesteckt. Ein verfrühter Zug eines Spielers würde zunächst wohl an fehlender Kundenakzeptanz scheitern und aber gleichzeitig der nachkommenden Konkurrenz den Weg ins Eldorado der Disagiosätze ebnen.

Stolperstein: Henne-Ei-Problem

Abseits davon gibt es ein zweites großes Problem: in Österreich, wie in anderen Ländern auch, gibt es noch keine NFC-fähigen Bezahlstationen. Grund: es gibt noch nicht ausreichend Handys mit NFC. Diese wird es aber erst dann geben, wenn die Bezahl-Terminals vorhanden sind. (…)

Strategisch durchdacht ist aber nun der Ausweg aus dem Dilemma: Anstatt darauf zu warten, dass Mobiltelefone endlich NFC-fähig werden, ermöglicht man diese Form der Übertragung auf den guten alten Plastikkarten. D.h. Kredit- und Bankomatkarten werden ebenso wie  die Terminals sukzessive durch NFC-fähige Komponenten ersetzt. Erkennen wird man das daran, dass Bezahlen plötzlich berührungslos funktionieren wird. (Bereits gesehen bei McDonald’s in der Schweiz.)

Ist die Infrastruktur erstmals vorhanden, ziehen die Mobiltelefone mit Sicherheit nach – und plötzlich ergeben sich viele neue Möglichkeiten aufgrund der Verbindung von Smartphone, Internet und Bezahlvorgang: Auswahl von Finanzierungsmodellen oder Gegencheck mit dem persönlichen Kontostand sind da nur zwei spontane Ideen von meiner Seite.

Die neuen “Player”

Neben den klassischen Anbietern von Finanzservices steigen nun aber auch die Software-Riesen in den Ring. Google hat bereits einen Dienst namens Wallet angekündigt, der kaum besser in das Google-Angebot bestehend aus Smartphones, Android und ohnehin “eh alles wissenden” Konzern passen könnte.

Gerüchteweise soll Apple’s iPhone 5 ebenso mit einem NFC-Chip ausgerüstet sein. Es wäre nicht Apple, wenn darum herum nicht auch eine Art iPay mit skandalösen Disagiosätzen und rigider Kontrolle/Einschränkung des Konsumverhaltens entstehen würde. Letzteres ist natürlich eher Ausdruck meiner wachsenden Abneigung gegenüber der Unternehmenspolitik, als hard fact.

Kurzum, als klassischer Anbieter eines Bezahlsystems wäre ich ab sofort zumindest etwas nervös…

Abseits des Bezahlens

Der Fokus auf den Bereich des elektronischen Geldes lässt viele andere Anwendungsmöglichkeiten beinahe ungeachtet. Da NFC-fähige Mobiltelefone aufgrund des gemeinsamen ISO-Standards auch gleichzeitig RFID-Tags sind, ist eine Verknüpfung mit Zutrittssystemen denkbar. Und genau das versuche ich etwa aktuell im Rahmen meiner Tätigkeit für den Neubau der WU Wirtschaftsuniversität Wien zu erreichen: Türöffnung via Handy. Bislang sind kaum Geräte und erst gar keine Anwendungen verfügbar, aber eines zeichnet sich ab: der oben erwähnte ISO-Standard  ist der kleinste gemeinsame Nenner der neuen, berührungslosen Welt. Die neue Generation unserer Studierenden- und Mitarbeiterausweise wird diesen Standard ebenso wie  die Infrastruktur an Türen jedenfalls erfüllen.

NFC wird also kommen und es wird die Karten im Bereich des Bezahlens neu mischen. Wer möglichst früh dabei sein will, dem empfehle ich das Google Nexus S, welches bereits erhältlich ist.

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