Excel ist die falsche Technologie!

Vergangenes Jahr war in einem meiner Blog-Posts zu lesen, dass Office-Dokumente mit grundlegenden Problemen behaftet seien. Jetzt will ich mich dem übelsten Vertreter der ohnehin schon wenig glorreichen Bande an Office-Dokumenten widmen: Der Tabellenkalkulation, in Controlling-Abteilungen dieser Welt auch ehrfurchtsvoll Excel Sheet genannt.

to excel heißt auf Deutsch hervorstechen. Die Arbeit mit Excel Sheets sticht im Regelfall durch folgende Eigenschaften hervor:

  • während der Entstehungsphase ist sie verführerisch einfach,
  • für andere ist sie aber bereits nach wenigen Klicks nicht mehr nachvollziehbar und daher
  • höchst fehleranfällig.
  • Ergebnisse sind am Ende selbst durch den Ersteller kaum noch reproduzierbar.

Die Tabellenkalkulation besetzt meiner Ansicht nach eine extrem kleine Nische zwischen Taschenrechner und Programmierung. In der Bürowelt ist vom Nischendasein allerdings keine Rede…

Ein Punkt am Rande: Wenn hier von Excel die Rede ist, sind natürlich auch sämtliche andere Formate wie etwa LibreOffice Calc oder Apples Numbers inkludiert. Da Microsoft allerdings einen derart hervorragenden Job beim Vendor Lock-in am Arbeitsplatzrechner macht, habe ich wenig Mitleid, wenn ein großer Teil der Kritik an Excel hängen bleibt.

Einfacher Start und Schrecken ohne Ende

Sehen wir uns die Entstehung einer Tabellenkalkulation anhand eines typischen Anwendungsfalls an: Budgetplanung.

Zunächst ist das Tool hilfreich: Ein paar Positionen untereinand platziert, das aktuelle Jahr mit Ist-Daten in der Spalte daneben, noch eine Spalte für die Plan-Daten im kommenden Jahr. Berechnung einer Preissteigerung, automatische Summenfunktion, fertig ist die Kalkulation!

A B C
1 2012 (Ist) 2013 (Plan)
2 Personal 120 =B2*1.04
3 Material 70 =B3*1.12
4 Sonstiges 5 4
5 Projekt 25 33
6 Summe =Summe(B2:B5) =Summe(C2:C5)

Excel stellt die Struktur wie im Bild unten hübsch dar. Doch hier beginnt bereits das Problem. Während der WYSIWIG-Ansatz bei Textverarbeitung (vielleicht) sinnvoll ist, führt er bei Kalkulationen zur Verschleierung der Kernaufgabe: “What you do is what I hide” ist das eigentliche Motto jeder Tabellenkalkulation.

What you see is what you get, WYSIWYG. Formeln werden automatisch ausgeführt, Ergebnisse hübsch dargestellt. Meiner Ansicht nicht Segen, sondern Fluch.

Komplexe Verschleierung

Excel versteckt demnach das, was es tut und präsentiert lediglich ein Endergebnis. Gerade wenn man über einen längeren Zeitraum oder gemeinsam mit anderen an so einem Tabellen-Moloch arbeitet, ist aber genau dieses Verhalten fatal: Die Sache wird bestenfalls unübersichtlich, in der Regel unüberschaubar.

Anders als bei Textdokumenten gibt es bei Tabellen nämlich keine “natürliche” Richtung in der sich der Inhalt ausbreitet. Zellenwerte, Formeln, Verweise, Fomatierungs-Einstellungen sowie Makros sind über das gesamte Dokument verstreut. Dabei ist das Dokumnt selbst ein Sammelsurium aus Tabellenblättern, eingebetteten Objekten oder Verlinkungen zu anderen Sheets auf SharePoint. Ich kann mich an Arbeitstage während des DWH-Projekts erinnern, da hätte man unsere Arbeit bestenfalls als Excel-Forensik bezeichnet.

Dazu kommt – der Goldstandard beim “Herumexceln” -, dass laut meinen empirischen Erhebungen rund 112% der Benutzer liebend gerne Informationen mit Hilfe der Formatierung codieren. Da werden also Farben, Schriftschnitte und insbesondere Hintergrundfarben zur Daten-Anreicherung verwendet. Beim Ausdrucken wird das Problem kritisch; die Lösung ist aber schnell gefunden: Man druckt künftig in Farbe.

Kurzum: Der hohe Grad an Flexibilität wird so zum Fluch – betriebliche Nebenwirkungen nicht ausgeschlossen:

“The most popular software for writing fiction isn’t Word. It’s Excel.” @brianalvey

Ein besserer Ansatz

Arrogant, wie ich eben bin, behaupte ich nun, eine bessere Lösung zu haben: Die strikte Trennung von Content und Design. Dieser Ansatz ist leider aber zu genial, als dass er von mir käme – es ist der rote Faden sämtlicher Softwareentwicklung und Datenhaltung seit ungefähr 1843.

Eine Tabellenkalkulation gehört demnach aufgeteilt in

  1. Daten,
  2. Berechnung,
  3. Design und
  4. Layout
Schematische Darstellung eines Kalkulationstools - theoretisch lässt sich aber auch Excel dahingehend verwenden.

Nun, meine Darstellung oberhalb umfasst mit Versionierung und Synopse zwar Konzepte, die in Excel nicht machbar sind, aber aus der Trennung von Daten, Berechnung, Design und Layout lassen sich einige hilfreiche Tipps – sogar für Excel – ableiten.

Sieben Excel-Tipps

… von jemand, der Excel hasst – von mir.

“It is tempting, if the only tool you have is a hammer, to treat everything as if it were a nail.”

  1. Rohdaten und Formeln trennen.
  2. Richtung beibehalten: von oben nach unten, von links nach rechts arbeiten.
  3. Niemals Formatierung zur Codierung von Informationen verwenden.
  4. Sofern ein druckbares Ergebnis gewünscht ist, dies in einem eigenen Tabellenblatt “designen”. Dort aber nichts mehr berechnen, sondern nur noch mit Referenzen arbeiten.
  5. Weniger ist mehr und simple is better than complex.
  6. Sinnvolle, sortierbare Dateinamen ohne Sonderzeichen usw. vergeben. (Das Suffix “_neu” lässt sich durch “_neuneu” nicht besonders gut steigern.)
  7. Nach Alternativen (zB Python oder R) Ausschau halten.

4 Comments

  • Niki Pucher
    February 8, 2012 - 2012-02-08 8:35:08 | Permalink

    jetzt sei nicht so excel ist lustig.

    man kennt sich nur selber aus in seinem file ist ein grundsatz jedes excelfiles und zur quasi verschlüsselung versucht man auch noch ja jede hilfsspalte zu vernichten und eine monsterformel zu kreieren!

    der heilige gral sind dann natürlich mehr als 7 wenn bedingungen standardmäßig (falls nicht einfach möglich einfach code verdoppeln durch die “Leerfeld-Wenn-Funktion” (=WENN(Codewurscht=0; “”; Codewurscht)) und 1024 zeichen code voll ausnutzen 😀

    aber wer öfter mit excel arbeitet geht eh automatisch zum grundaufbau
    Daten – Auswertung – Übersicht über.

    und niemals vergessen excel 2000 ist ganz anders als spätere (blattschutz nur mit marko möglich z.B.)

  • Mathias
    February 9, 2012 - 2012-02-09 7:10:24 | Permalink

    “aber wer öfter mit excel arbeitet geht eh automatisch zum grundaufbau Daten – Auswertung – Übersicht über.”

    Pah, da könnt’ ich Geschichten erzählen…

  • Pingback: Mathias' Blog » Python stock quote fetch

  • Pingback: Mathias' Blog » sclable: Das “rapid everything” ERP

  • Leave a Reply

    Your email address will not be published. Required fields are marked *