Alternativen zu SharePoint?

Internet, Ende 2011. Während sich die Blogosphäre um Stars wie Google, Apple oder das jeweils nächste Facebook kümmert, ernährt sich ein lebend Toter prächtig vom Blut gut zahlender Businesskunden. Die Rede ist von Microsoft und deren eierlegender Wollmilchsau namens SharePoint.

Ich werde ab und zu von Bekannten gefragt, ob SharePoint eine gute oder schlechte Lösung für deren jeweiliges Unternehmen sei. Dieser Blog-Eintrag soll Hilfestellung bei derartigen Entscheidungen leisten. Das anfängliche Ziel der Objektivität konnte ich zugegeben allerdings nicht einhalten.

Meine Analyse beruht auf Erfahrungen bei sieben sehr unterschiedlichen Projekten mit SharePoint. Bei zweien bin ich selbst Anwender, andere Projekte verfolge ich über befreundete Consultants oder Administratoren, zwei kenne ich via gemeinsame Dienstleister, usw. Meine Kritik ist vorwiegend betriebswirtschaftlich und weniger technisch motiviert; zu letzterem verliere ich daher nur ein paar wenige Worte. Erfahrungen mit der Installation meines Arbeitgebers klammere ich weitestgehend aus.

Was ist SharePoint?

Es hat mich rund ein Jahr gekostet, bis ich ansatzweise Sinn und Funktion von SharePoint verstanden habe. Die Kernfunktionalität des Produkts besteht jedenfalls aus folgenden Komponenten:

  • Dokumentenmanagement
  • Intranet/Extranet-Portale
  • Wikis
  • Task-Management
  • Workflows
  • Business Intelligence

Wer sich nun wundert, wie sechs so große Themen Kern eines einzigen Produkts sein können: genau hier beginnt meine Kritik. Es scheint, als hätte Microsoft die gesamte, im Laufe von drei Jahrzehnten entstandene, Produktpalette in einem einzigen “Super”-Produkt vereint und nebenbei das Internet neu erfunden. Allerdings, die einzig wirklich neue Sache ist eine Art Web2.0-Layer mit Likes und Friends oben drauf; nur macht das im Büro einfach nicht so viel Spaß, wie in den sozialen Netzwerken selbst.

Das Alleskönner-Argument ist mit Sicherheit der Hauptgrund, warum SharePoint so stark vom Markt angenommen wird. Wer genauer hinschaut, der vermisst zwar E-Mail und Instant-Messaging – aber hierfür gibt es ja mit Exchange und Lync noch weitere Produkte aus Redmond, welche sich nahtlos integrieren lassen. Soweit die Theorie.

Die Mär von der eierlegenden Wollmilchsau

In der Praxis bereiten derartige Alleskönner allerdings mehr Probleme als Freude. Je breiter der von der Software abgedeckte Anwendungsfall ist, desto weniger passt dieser nämlich im Detail auf die konkrete Situation. Denn auch wenn Use Cases wie Dokumentenmanagement oder Workflows noch so generisch klingen mögen, in vielen Fällen werden letztlich doch Adaptierungen benötigt – und hier müssen Unternehmen dann erst recht Softwareentwicklung weit abseits von Customizing betreiben. Das Entwicklungsmodell gleicht hier eher dem eines ERP-Systems, als dem eines agilen Web-Projekts.

Das User Interface von SharePoint ist nur zum Teil eine Webseite, denn gleichzeitig besitzt das Produkt eine tiefe Integration in die lokal installierte Windows-Welt: Windows samt zentraler Authentisierung, Active Directory und das Office-Paket sollten also nicht fern sein. Selbst Webseite bedeutet in Wahrheit Internet Explorer anstatt any browser. SharePoint ist somit Melange aus eingeschränkter Browser-Usability und lokaler Client-Probleme. Im Backend verlangt das Paket den kompletten Windows-Stack, von Betriebssystem über Datenbank bis hin zu Storage-Lösungen.

Heterogene Umgebungen? Nein, wozu auch. Dumm nur, dass aufgrund der Smartphones inzwischen jedes Unternehmen eine höchst heterogene Umgebung darstellt.

“Vorteil von SharePoint ist letztlich, dass ich zu Hause nicht in Versuchung komme, damit zu arbeiten. Es geht von hier aus ganz einfach nicht.”

SharePoint ist folglich monolithische Software.  Und was wie Monolith klingt, ist schwerfällig, änderungsresistent und nicht billig. Spätestens seit dem Siegeszug der Handy-Apps sind kleine, modulare Software-Stückchen der Renner; eine Idee, die übrigens ureigens zum Betriebssystem UNIX gehört und daher bereits über 40 Jahre auf dem Buckel hat.

Anstatt also diese überschaubaren Tools für spezifische Anwendungsfälle einzuführen, wird Pandora samt ihrer Büchse ins Unternehmen geholt – angeblich mit einer katastrophalen Total Cost of Ownership, glaubt man den Google-Hits, die nicht von Microsoft (-Partnern) stammen. SharePoint zementiert somit strategische IT-Entscheidungen auf weitere Jahre ein: Wechseln einzelner Mitarbeiter von Windows auf Mac oder Linux? Alternativer Browser, andere Office-Formate? Keine Chance und der Vendor Lock-In ist perfekt.

SharePoint erinnert mich an Brasilia. Ein Prestigeprojekt der brasilianischen Regierung, Monumentalbauten mitten im dünn besiedelten Landesinneren, dummerweise an den Menschen gescheitert. Foto: Skami, 2004

Mein Fazit ist schließlich vernichtend. Aber das ist ehrlich gesagt noch das Netteste, was ich tippen konnte. Glücklicherweise bin ich mit meiner Meinung nicht allein. (Der verlinkte Artikel ist übrigens hervorragend!)

Was also tun?

Die Frage, ob nun SharePoint das richtige Produkt sei, ist bereits falsch gestellt. Nicht das Tool, sondern der konkrete Anwendungsfall sollte im Vordergrund stehen. Zusätzlich sagt meine persönliche Erfahrung, dass schrittweise Änderungsprozesse deutlich besser funktionieren, als die “Big Bang”-Einführungen von Wunder-Tools.

Wenn also etwa die Ordnung im Wohnzimmer nicht richtig passt, dann lautet ja die Antwort auch nicht sofort “Billy von Ikea kaufen!”, sondern zuerst werden Probleme und Bedarfe analysiert. Wem also im Bereich des Dokumentenmanagements der Schuh drückt, der soll sich hier nach einer passenden und überschaubaren Lösung umsehen. Selbiges gilt für die anderen fünf “Kern”-Funktionalitäten.

UPDATE: Eine konkrete Empfehlung

Wem mein Blogpost bis hierher zu meta war, für den Bereich Dokumentenmanagement spreche ich eine konkrete Empfehlung aus: Yorus beginnt dort, wo E-Mail aufhört. Ich verwende das Produkt (neben anderen) und hätte noch nie eine Einschulung benötigt. Der Funktionsumfang ist auf einen klaren Anwendungsfall begrenzt, daher bleibt der Service auch stabil, selbsterklärend und performant.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *